african-3382795_1280Uno de los objetivos en eventos, es la memorabilidad del mismo en términos positivos. Pero considero que es necesario hacer un matiz sobre esto: este objetivo no sólo debe tenerse en cuenta con el público asistente, sino también con el equipo que trabaja en él.

No sólo basta con la creación de un buen clima de trabajo, hay muchas veces nos olvidamos de las personas que se encargan de ejecutar el evento y son ellos los responsables de que todo salga bien y conforme a la planificación establecida (aunque siempre nos encontremos con los dichosos imprevistos). 

Para el equipo organizador, es necesario tener en cuenta una seria de premisas en cuanto a la celebración del evento, ya que estas personas deben estar lo mas cómodas posibles y con aspectos básicos solucionados para poder concentrarse en sus tareas. A continuación expongo 7 puntos sobre este tema que espero sirva de ayuda a los organizadores de eventos. 

  • Deberán desplazarse con anterioridad a la ciudad en la que se lleve a cabo, por lo que se debe buscar un alojamiento cómodo y lo mas cercano posible a la sede, lugar en el que permanecer mínimo 3 días antes de evento, durante el evento y una noche mas de la duración del evento. Una residencia, apartamento turístico o un hotel en régimen de media pensión son opciones viables para el equipo organizador. street-map-2679271_1280
  • En ese desplazamiento, ver si se realiza en coche, en tren o en avión. Tener los billetes comprados con anterioridad y guardar los gastos que el viaje pueda ocasionar para la contabilidad y administración del evento. 
  • Establecer un programa de trabajo, con las llegadas estipuladas a la ciudad, las horas de trabajo, las recogidas, las salidas y otros aspectos que la organización considere oportunos. La formación el equipo y saber las tareas que corresponden a cada uno, deberá hacer antes de viajar a la ciudad sede, y ya en la visita de inspección durante el montaje del mismo, pata que cada uno sepa in situ lo que debe de hacer, conocer el espacio y donde se encuentran salidas de emergencia, baños, entradas y otros aspectos oportunos. 
  • Las comidas y dietas, se deben dejar claras desde el principio. Si es posible tener algún convenio con restaurantes cercanos, con una empresa de catering que se encargue de servir la comida directamente a los organizadores, o estipular unos turnos de comida en un lugar cercano a la sede, será lo mas adecuado. La opción de tener un presupuesto diario y apañárselas cada uno, a la hora que vea que hay poco trabajo es la mas común, pero creo que es también la que mas problemas puede ocasionar.minibus-1316097_1280
  • El transporte hasta la sede sobre todo el día de la inauguración y las salidas del evento, hacen de la zona en la que se celebre el evento un caos. Incluso las aplicaciones móviles para pedir taxi o coche, como Mytaxi, Uber o Cabify se colapsan o están prohibidas a realizar ese trayecto en las horas puntas. Por ello es recomendable para llegar con tiempo y sin complicaciones, contratar con anterioridad un servicio de transporte del equipo organizador. Una furgoneta, coches o minibus son opciones factibles. 
  • El parking en un evento de grandes dimensiones también puede convertirse en un problema  si no se prevé con anterioridad. Normalmente en las sede se ocupan o está prohibido, por lo que el parking mas  cercano puede encontrarse a varios kilómetros de distancia. Siempre se puede hacer uso del servicio de transporte público o taxi pero cuando mas controlado tengamos este aspecto, mejor. 
  • Por supuesto, el dar las gracias al mismo es una tarea importantísima, al igual que valorar su trabajo y ofrecer algún detalle al buen trabajo siempre ayudará a la fidelización de éste y al sentimiento de pertenencia a éste.write-593333_1280

Por esto, no olvidemos la importancia que tienen cuidar el trabajo del comité organizador.  Estos aspectos de coordinación de equipo organizador, un miembro de éste deberá ser el encargado de gestionar estos puntos, que en algún evento que otro, se obvian y causan el famoso “burnout” o mayor estrés añadido al que ya supone sacar adelante un evento. 

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