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Hablar de calidad es hablar en términos de buen producto o servicio.

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Esta palabra anclada en los llamados procesos, tiene aplicación en los eventos a la hora de corroborar si se han conseguido los objetivos y memorabilidad con su implementación.

Determinar las mejores propiedades de un proyecto siempre fieles a la realidad de lo acontecido, para convertirlo en único y así conseguir diferenciarse de la competencia son aspectos que se consiguen a través de la gestión de la calidad y su análisis.

Este factor viene regido desde la planificación, donde para llevar a cabo un proyecto, se han de tener en cuenta una serie de procedimientos a seguir que nos llevarán al éxito. Debe incluir los procesos y actividades que realiza el equipo organizador, determinando las responsabilidades, los tiempos, los objetivos y las políticas para que con su implementación, satisfaga las necesidades por las cuales fue puesto en marcha. La normativa al respecto que se puede consultar es la UNE-EN ISO 9000:2005  la cual, nos da algunas claves de este elemento como la creación de planes de calidad.

Pero hablar de eventos, también es hablar de cambios, de imprevistos y de alteraciones en la ejecución de este plan por múltiples motivos. Incluso el contexto social, económico y político del lugar en el que se celebren, repercute en su ejecución.

Puede considerarse que la evaluación del evento y la calidad son lo mismo para eventos, pero contempla aspectos similares y alguna diferenciación al respecto:

Será en la etapa denominada post evento donde se tengan en cuenta los resultados finales de ambas etapas. Un momento determinante para poder hablar de desenlace del evento.

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La evaluación de un evento supone la creación de balances económicos, informes de responsables, impacto mediático online y offline y resultados de mecanismos de evaluación por parte de los públicos. Todo esto, se englobará en un informe final total, en el que también se deberán contemplar los resultados obtenidos del análisis de la calidad del evento.

No existe un evento que cumpla al 100% sus objetivos, siempre contemplarán variaciones, las cuales, cuando menos oscilantes sean, mas cerca de la consecución del evento exitoso hablaremos.

Existen varios aspectos que influyen en la consecución de la calidad del evento:

  • Control de las tareas que conllevan todo el proceso de organización y ejecución. El trabajo en equipo deberá tener personas responsables de toma de decisiones, de informar al comité de dirección de lo que sucede y tener potestad para poder corregir aquellas desviaciones surgidas cuanto antes y continuar con el plan estipulado de trabajo. Para ello, las hojas de control y reuniones periódicas, son los mecanismos mas eficientes para controlar la calidad.
  • Conocer la opinión de todas las partes interesadas del evento, es decir, de los públicos con los que se relacionan, no sólo los asistentes, también proveedores, patrocinadores y del equipo organizador.
  • Comprobar y comparar tras la evaluación, si se han alcanzado o no los objetivos previstos en la fase de la planificación. Los cuales, cabe recordar que deben ser realistas, específicos y con limitaciones en tiempo y recursos.
  • Analizar las incidencias surgidas y cómo se ha hecho frente a éstas para no incurrir en alteraciones que influyeran en todo el proceso.

¿Cómo medimos la calidad? Implantando un sistema propio, por números, colores, estrellas o cualquier otra simbología que a partir de un número determinado conseguido, nos dé como resultado un proceso de calidad eficiente.

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En definitiva, la calidad es necesaria para mejorar tanto en los procesos, la ejecución así como en la coherencia del mensaje y elementos con los públicos a persuadir con la implementación del evento, siempre siguiendo el hilo conductor propuesto y el alcance lo mas cercano posible de los objetivos preestablecidos.

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