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fireworks-945386_1280Los eventos requieren de un gran esfuerzo por parte de sus organizadores para poder alcanzar  los objetivos marcados. Hablar del éxito de celebración, conlleva una serie de condicionantes que se deben tener en cuenta desde el momento en el que se tiene la idea de organizarlo, con  un factor en especial que es esencial: sea un evento de pequeña o gran índole, la previsión es un factor fundamental.

No me refiero únicamente a la previsión meteorológica como seguro que muchos asociáis, sino a esa preparación para futuras acciones que requiere de un equipo profesional transversal con un factor común: la apreciación de jugar con el tiempo a nuestro favor. 

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La organización de eventos requiere de mucha pericia y previsión, ya que poder contar con un determinado invitado, crear un videomapping personalizado, contactar con proveedores y posibles patrocinadores o alquilar ese espacio que nos parece perfecto, son algunas de las muchas actuaciones que necesitan llevarse a cabo con varios meses de antelación. 

Pero la previsión va mas allá, ya que será la encargada de ayudarnos a llevar a cabo la estrategia marcada y sus acciones desde una posición de seguridad y objetividad, ya que contar con tiempo, supone tener mayor perspectiva y margen de maniobra para actuar que hacerlo sin él.

La falta de previsión, supone una mala gestión de los tiempos y los recursos, lo que da lugar a los odiados imprevistos, aunque se denomine igual a aquellos problemas ajenos a la organización que suceden durante la celebración de un evento, y que deben intentar solventar.

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Por tanto, cuanto antes se empiece con la organización siempre será mejor, ya que podremos anticiparnos a situaciones y detalles. 

Los documentos escritos nos ayudarán siempre en la tarea de ser previsores. Desde crear un calendario de tareas, a un listado con acciones a realizar, hasta un documento con los recursos estimados, siendo bajo mi punto de vista el presupuesto y el manual de acciones dos de los mas importantes en cuanto a la previsión en evento. 

El presupuesto, ese documento vivo que irá variando conforme se vaya avanzando, donde se recogen gastos e ingresos, pagos y recibos y que nos indicará si deberemos ser mas o menos creativos con los efectos particulares de nuestro evento, ya que no es lo mismo tener un mayor volumen económico que otro menor para llevarlo a cabo. 

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Por otro y en sintonía con los imprevistos, será necesario haber creado un documento antes de la celebración de éste con posibles supuestos, indicaciones de cómo actuar y quienes son las personas que tomarán las decisiones al respecto.

Lo que debe estar claro es que las personas que hagan frente a estas acciones, deberán actuar de manera resolutiva y rápida demostrando al público tranquilidad, siempre siendo educados, respetuosos y pidiendo disculpas a quienes puedan estar involucrados en la imprevisión.

Por tanto, la previsión es un factor determinante en la celebración de un evento que todos los organizadores deberían tener en cuenta y que nos ayudará con la estrategia, las acciones, los documentos y la obtención del éxito final del mismo.

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